Von der Anfrage zur Stückliste, ohne Rückfrageschleife.

Wo die Tage tatsächlich verloren gehen

Wenn man den Angebotsprozess bei technischen Produkten ehrlich aufzeichnet, ergibt sich fast immer dasselbe Bild. Die eigentliche Kalkulation dauert eine halbe Stunde. Der Rest ist Wartezeit: Die Anfrage ist unvollständig, jemand fragt nach, der Kunde antwortet zwei Tage später, dabei entsteht eine neue Unklarheit.

Diese Schleifen sind der Grund, warum aus einer Anfrage drei bis fünf Tage bis zum Angebot werden. Sie sind auch der Grund, warum Anfragen versanden: Nicht weil der Preis nicht passte, sondern weil in der Zwischenzeit jemand anderes geliefert hat.

Was ein Angebotskonfigurator daran ändert

Der Konfigurator stellt die Rückfragen, bevor die Anfrage entsteht, und zwar automatisch und in der richtigen Reihenfolge. Was Sie erreicht, ist deshalb nicht eine Nachricht mit dem Inhalt „Wir bräuchten mal ein Angebot", sondern ein vollständiger Datensatz.

• Die vollständige Konfiguration mit allen getroffenen Entscheidungen.
• Eine Stückliste mit Ihren Artikelnummern und Mengen.
• Die Projektdaten, die für die Kalkulation nötig sind.
• Die Kontaktdaten des Interessenten.
• Eine PDF-Zusammenfassung, die auch der Kunde erhält.

Je nach Produkt und gewünschtem Automatisierungsgrad lässt sich dieser Datensatz direkt weiterverarbeiten oder muss nur noch von einem Mitarbeiter bestätigt werden. Was davon in Ihrem Fall realistisch ist, legen wir gemeinsam fest, statt es zu versprechen.

Die Stückliste entsteht nebenbei

Die Stückliste ist kein nachgelagerter Schritt, sondern ein Nebenprodukt der Konfiguration. Während der Kunde antwortet, baut sie sich rechts im Bild auf. Er sieht also mit, was seine Entscheidungen an Material bedeuten, und Sie bekommen am Ende eine Liste, die nicht abgetippt werden muss.

Verwendet werden dabei Ihre eigenen Artikelnummern, sofern sie vorliegen. Das klingt selbstverständlich, ist aber der Punkt, an dem viele Werkzeuge scheitern: Eine Stückliste mit fremden Bezeichnungen erzeugt genau die Übersetzungsarbeit, die man sparen wollte.

Weitere Unterlagen, wenn das Produkt es verlangt

Je nach Auftrag lassen sich über die Standardausgabe hinaus weitere Dokumente erzeugen, etwa technische Zeichnungen, Stromlaufpläne oder zusätzliche strukturierte Daten für die Weiterverarbeitung. Das ist kein Standardumfang, sondern wird je Produkt festgelegt, weil der Aufwand stark davon abhängt, wie exakt und normgerecht die Ausgabe sein muss.

Was das nicht ist

Ein Angebotskonfigurator ist keine Angebots- oder Rechnungssoftware. Wenn Sie ein Werkzeug suchen, das Angebotsvorlagen verwaltet, Rechnungen schreibt und die Buchhaltung anbindet, sind Sie bei uns falsch, und es gibt dafür gute und deutlich günstigere Programme.

Unser Teil ist der davor: die technisch gültige Konfiguration und die daraus abgeleitete Stückliste. Genau dieser Schritt lässt sich nicht mit einer Vorlage lösen, weil er Ihr Produktwissen braucht.